شرح عملي لكل واجهة رئيسية وكل عملية يومية في نظام دقيق.

الدليل الحسابي هو أساس القيود والتقارير والقوائم المالية، لذلك يجب ضبط الأب والتصنيف والطبيعة بدقة.

• اختر الحساب الأب ونوع الحساب والتصنيف والطبيعة.
• اكتب اسم الحساب والكود إذا لم يولده النظام تلقائيًا.
• جرّب ظهور الحساب في القيد أو السند أو كشف الحساب بعد الحفظ.

تستخدم عند بداية التشغيل، وتحدد قواعد التوجيه الحسابات التي يستعملها النظام تلقائيًا.

• أدخل أرصدة بداية التشغيل أو بداية السنة حسب السياسة.
• استخدم اللصق من Excel للأرصدة الكثيرة مع المراجعة.
• لا تعدل قاعدة توجيه مستخدمة فعليًا دون مراجعة أثرها.

تعرف العملات والرموز والخانات العشرية وأسعار الصرف حسب التاريخ.

• عرّف العملات المستخدمة ورمز كل عملة.
• أدخل سعر الصرف حسب التاريخ ومصدر السعر عند الحاجة.
• راجع أثر العملة داخل الفاتورة والتقرير قبل التشغيل النهائي.

تعالج فروقات أسعار الصرف للحسابات ذات العملات الأجنبية حتى تاريخ محدد.

• حدد تاريخ إعادة التقييم.
• عاين الفروقات قبل إنشاء القيد.
• لا ترحل القيود قبل مراجعة الحسابات وأسعار الصرف.

بعد تحليلي لتحميل العمليات على مشروع أو فرع أو قسم أو نشاط محدد.

• حدد الكود والاسم والنوع والمركز الأب عند الحاجة.
• استخدم المركز داخل الفواتير والسندات والقيود والتقارير.
• لا تحذف مركزًا عليه حركات؛ عطّله أو استخدم مركزًا بديلًا.

يربط المشروع بحساب العميل وأعمال تحت التنفيذ وحركات الكلفة والإيراد والتحصيل.

• اكتب كود واسم المشروع ورقم العقد وقيمته.
• اربط حساب العميل والحسابات المرتبطة عند الحاجة.
• حمّل الفواتير والسندات والإخراج المخزني على المشروع الصحيح.

تعرض كشف حساب المشروع، موقف المشروع، وأعمال تحت التنفيذ ضمن خيارات واحدة.

• اختر كل المشاريع أو مشروعًا محددًا.
• حدد الفترة أو تاريخ لغاية.
• اعرض كشف المشروع أو موقفه أو WIP ثم اطبع أو صدّر.

مخصصة للبيع السريع بالباركود أو البطاقات المرئية مع مراجعة السلة والإجماليات والدفع.

• اختر المخزن والعملة ونوع السعر.
• أضف الأصناف بالباركود أو البطاقة.
• اعتمد الدفع ثم اطبع الفاتورة عند الحاجة.

تحدد هل تظهر الأصناف بالوحدة الصغرى فقط أو بكل الوحدات المتاحة.

• استخدم الوحدة الصغرى لتقليل تكرار البطاقات.
• اعرض كل الوحدات عند البيع بكارتون وعلبة وحبة.
• إذا ظهر الصنف مكررًا راجع خيار الوحدات أولًا.

يدعم النظام صالة وسفري وتوصيل وعادي، وتنعكس البيانات على الطباعة عند الحاجة.

• للصالة راجع رقم الطاولة أو ملاحظات الطلب.
• للتوصيل أدخل اسم العميل والهاتف والعنوان.
• لا تترك الهاتف أو العنوان فارغين إذا كانت مطلوبة للطباعة.

تعرض الصافي والضريبة والخصم والمصاريف والمدفوع والمتبقي قبل اعتماد الفاتورة.

• راجع الصافي والخصم والضريبة والمتبقي.
• حدد صندوق النقدية أو الحساب المناسب.
• قسّم الدفع بين نقد وبطاقات عند الحاجة.

يوزع مبلغ الدفع على أكثر من صندوق أو وسيلة دفع حسب الحالة.

• يجب أن يساوي مجموع المبالغ الموزعة المبلغ المدفوع.
• اربط كل بطاقة دفع بحسابها الصحيح.
• تنعكس الدفعات على حسابات الصناديق والبطاقات.

تربط حركة الكاشير بفترة عمل وصندوق ومبلغ افتتاحي.

• راجع الصندوق والمستخدم ونقد أول الوردية.
• لا يبدأ الكاشير البيع قبل فتح الوردية الصحيحة.
• اطبع ملخص الوردية عند الحاجة.

تقارن النقد الفعلي ووسائل الدفع مع الحركة الدفترية الناتجة من الفواتير والسندات.

• أدخل النقد الفعلي قبل الإغلاق.
• راجع وسائل الدفع والفروقات.
• لا تغلق الوردية قبل تفسير أي فرق ظاهر.

تستخدم للتحويل أو التسوية أو الإتلاف أو الصرف الداخلي حسب نوع العملية.

• اختر نوع العملية وحدد المخازن والأصناف.
• راجع الأثر المحاسبي حسب نوع العملية.
• لا تستخدم عملية مخزنية بدل فاتورة تجارية مع عميل أو مورد.

عمليات حساسة لأنها تغير رصيد المخزون وقد تؤثر محاسبيًا.

• حدد المخزن المصدر والهدف عند التحويل.
• اكتب سببًا واضحًا خصوصًا للتسوية أو الإتلاف.
• راجع الرصيد قبل الحفظ ثم افحص العملية من شاشة المراجعة.

تتابع العمليات المحفوظة وتتأكد من صحة الاتجاه والوحدة والرصيد.

• راجع المخزن المصدر والهدف عند وجود فرق.
• افحص الوحدة ومعامل التحويل.
• تأكد من مركز الكلفة والأثر المحاسبي.

تراجع الحركات والأرصدة والذمم حسب الحساب والفترة والعملة ومركز الكلفة.

• اختر التقرير والفترة والحساب والفلاتر.
• راجع الرصيد الافتتاحي والحركات والرصيد النهائي.
• اطبع أو صدّر PDF/Excel حسب الحاجة.

تعرض الصورة المحاسبية الرسمية أو الإدارية حسب الفترة والفلاتر المعتمدة.

• استخدم ميزان المراجعة قبل إصدار القوائم.
• اعرض المركز المالي والدخل والتدفقات النقدية.
• راجع القيود غير المرحلة أو غير المتوازنة قبل الاعتماد.

تعرض تفاصيل داعمة للقوائم المالية والتحليلات الرقابية.

• اختر كتالوج الإيضاحات المناسب.
• اعرض جدول الإيضاح أو مقارنة الجذور.
• احفظ PDF/Excel للتسليم أو الأرشفة.

تساعد على مطابقة الكميات وحركة الأصناف بين الفواتير والعمليات المخزنية.

• راجع رصيد المخزون قبل البيع أو الجرد.
• استخدم حركة المخزون عند وجود فرق.
• ابدأ من كارت المادة عند اختلاف الرصيد.

تتابع التشغيل اليومي والمبيعات والمشتريات والسندات وليست بديلًا عن القوائم الرسمية.

• حدد الفترة والفلاتر المناسبة.
• راجع الإجماليات قبل الطباعة.
• استخدم سجل الفواتير لمتابعة المحفوظ والمطبوع والملغى.

تصنف الحركات النقدية إلى تشغيلية أو استثمارية أو تمويلية أو غير نقدية.

• أعد تحميل الحركات للفترة المطلوبة.
• راجع السطور غير المصنفة أولًا.
• اعتمد التصنيف أو أنشئ قاعدة ثم أعد بناء التدفقات.

يساعد على متابعة العمليات والتنبيهات وأكواد الخطأ وحركات المستخدمين.

• حدد نوع السجل والفترة وابحث بالكلمة أو رمز الخطأ.
• لا تحذف سجلات تخص فترة تدقيق أو مشكلة مفتوحة.
• يمكن تأشير التنبيه كمغلق حسب الصلاحية بعد الحل.

تساعد المستخدم على فهم التشغيل اليومي والتقارير مع بقاء القرار المحاسبي بيد المسؤول.

• استخدم دليل البرنامج للمستخدم الجديد.
• استخدم دليل التقارير لفهم وظيفة التقرير.
• المساعد الذكي إرشادي ولا يغني عن المحاسب.

عند طلب الدعم يجب إرسال معلومات كافية لتشخيص المشكلة بسرعة.

• أرسل صورة الشاشة ورسالة الخطأ أو رمز التتبع.
• اكتب خطوات المشكلة قبل ظهورها.
• جهز اسم المستخدم واسم القاعدة قبل التواصل.

رمز الخطأ أو رمز التتبع يساعد الدعم الفني على معرفة مكان المشكلة بسرعة.

• راجع البيانات المطلوبة مثل الحساب أو الصندوق أو الكمية أو التاريخ.
• في خطأ الطباعة جرّب المعاينة أو طابعة أخرى.
• لا تكرر عملية مالية أو مخزنية قبل فهم سبب الخطأ.

قواعد تقلل الأخطاء اليومية وتساعد على تسليم يومي مرتب للإدارة.

• قبل الحفظ راجع التاريخ والحساب والصندوق والمخزن والكمية والسعر والعملة.
• قبل الطباعة استخدم المعاينة خصوصًا في المستندات الرسمية.
• إذا لم تكن متأكدًا من أثر العملية اسأل المسؤول قبل الحفظ.

تساعد المسؤول أو الدعم على التأكد من أن النسخة جاهزة للتشغيل عند العميل.

• افحص قاعدة البيانات والدليل الحسابي والصلاحيات.
• اختبر البيع والشراء والسند والقيد والتقرير.
• اختبر الطباعة والنسخ الاحتياطي قبل التشغيل اليومي.

إجابات مختصرة لأكثر الحالات التي تواجه المستخدمين أثناء التشغيل.

• زر الحفظ قد لا يظهر بسبب الصلاحيات أو اكتمال البيانات.
• عدم ظهور نتائج التقرير يرتبط غالبًا بالفترة أو الحساب أو الفلاتر.
• تعديل مستند قديم يعتمد على الصلاحيات وحالة القفل.